Kirjoita selkeästi – eli siis miten?

Välillä on hyvä pysähtyä pohtimaan, mitä kielen selkeys oikeastaan tarkoittaakaan. Meitä kehotetaan kirjoittamaan selkeästi, mutta käsitys selkeydestä saattaa vaihdella kirjoittajan mukaan. Tarkoittaako selkeys sitä, että pilkut ja pisteet ovat paikoillaan? Vai sitä, että vaikeat asiat selitetään tutulla kielellä? Vai sitä, että kirjoittaja hyppää lukijan housuihin ja miettii, mitä tietoa lukija tarvitsee ja miten hän sen tekstistä helposti löytää?

Selkeys on kaikkea tuota, mutta ennen kaikkea se on viestintää, jossa lukijat asetetaan etusijalle.

Se tarkoittaa, että tekstissä keskitytään siihen,

• mitä lukijat todella tarvitsevat ja haluavat tietää,
• millainen on heidän osaamisensa ja kiinnostuksensa ja millaiset luku- ja kirjoitustaidot heillä on
• missä tilanteessa lukijat lukevat tekstiä.

Tämä selkeän kielen määritelmä löytyy maailmanlaajuisesta selkeän kielen standardista, joka on julkaistu myös suomeksi. Siihen on koottu käytännön ohjeita tekstien muotoiluun, ja ohjeista on hyötyä kaikille kirjoittajille.

Selkeys muodostuu standardin mukaan neljästä periaatteesta:

• olennainen (tekstissä on tiedot, joita lukijat tarvitsevat)
• löydettävä (lukija löytää tiedot tekstistä vaivatta)
• ymmärrettävä (lukijan on helppo ymmärtää löytämänsä tiedot)
• käytettävä (tieto on käytettävää; tämä toteutuu, kun kolme muuta periaatetta toteutuvat)

Arkikielessä selkeys ja ymmärrettävyys tarkoittavat usein käytännössä samaa asiaa. Sanojen välillä voidaan nähdä kuitenkin merkitysero: selkeys viittaa tekstin visuaaliseen hahmotettavuuteen ja ymmärrettävyys ajatteluun ja kognitiivisiin toimintoihin, kuten oppimiseen, muistiin, havaitsemiseen, ymmärtämiseen ja ongelmanratkaisuun.

Käytännön tasolla ymmärrettävyyttä tukee muun muassa se, että kirjoittaja välttää ”kapulakieltä”, keventää lauserakenteita, käyttää lukijalle tuttua sanastoa, kirjoittaa johdonmukaisesti, suosii aktiivimuotoja ja huolehtii oikeinkirjoituksesta.

Selkeydestä on silkkaa hyötyä

Selkeän kielen käytöllä varmistetaan, että lukijat löytävät tarvitsemansa tiedot, ymmärtävät ne ja pystyvät käyttämään niitä.

Viranomaisten käyttämän kielen eli virkakielen laadulle on asetettu vaatimuksia hallintolaissa, sen yhdeksännessä pykälässä, jonka mukaan virkakielen on oltava selkeää, ymmärrettävää ja asiallista. Selkeästä kielestä hyötyvät kuitenkin myös yritykset ja järjestöt.  

Laajat tutkimukset osoittavat, että selkeä kieli säästää sekä aikaa että rahaa – niin lukijoilta kuin organisaatioiltakin. Se tehostaa viestintää ja koko organisaation toimintaa. Kun asiakkaat löytävät ja ymmärtävät tarvitsemansa tiedon vaivatta, neuvonnan tarve ja kysymykset vähenevät. Myös hakukoneet löytävät verkkosivuille paremmin, kun tekstit ovat selkeitä. Kun teksti on ytimekäs ja helppolukuinen, se myös vahvistaa luottamusta organisaatioon.

Selkeästi laaditut asiakirjat ovat lisäksi helpommin käännettävissä, mikä nopeuttaa ja parantaa viestinnän saavutettavuutta eri kielillä.

Selkeän kielen ja selkokielen ero

Selkeää kieltä käytetään kohdeyleisöille, jotka ymmärtävät yleiskieltä normaalisti. Selkokieli puolestaan on mukautettua yleiskieltä. Se soveltuu lukijoille, joiden on vaikea lukea tai ymmärtää yleiskieltä. Vaikeudet voivat johtua lukijan terveydentilasta, iästä tai esimerkiksi siitä, että lukija ei osaa kieltä sujuvasti.

Selkokielelle mukauttaminen tai suoraan selkokielellä kirjoittaminen vaatii asiantuntemusta, joten se on parasta jättää ammattilaisille.

Kaipaavatko tekstisi selkeytystä?

Jos tekstisi kaipaavat selkeytystä, ota yhteyttä! Katsotaan yhdessä, mitä niille voisi tehdä.

Lähteet:

Kotus. Hyvän virkakielen hyödyt: Hyvä virkakieli hyödyttää kaikkia. https://kotus.fi/virkakieli/hyvan-virkakielen-hyodyt/hyva-virkakieli-hyodyttaa-kaikkia/ Luettu 25.1.2026.

SFS-ISO 24495-1:2023 Selkeä kieli. Osa 1: keskeiset periaatteet ja ohjeet. https://preview.sfs.fi/product/901044/fi?filePath=13046831.zip

Öörni, E. (2019). Selkeä kieli, toimivat tekstit. Kauppakamari.